一、新编《衡山县志》以马克思列宁主义、毛泽东思想为指导,立足当代,详今略古,全方位反映衡山的历史和现状。
二、本志中的《大事记》、《建置》等篇简溯至周,其余一般起自清末。新中国建立以来为记述重点。下限止于1990年。
三、本志遵循“立足现行政区,尊重历史因素,恰当处理详略,做到横不切断相关县(市)的固有联系,纵不割断历史”的原则,兼顾记述数度离合的南岳特区、南岳管理局、南岳县、南岳区和1966年析出的衡东县前的历史。属新析置县、区的内容概不涉及,如市志办规定,罗荣桓元帅等人物在本志中不作记述。
四、本志采用述、记、志、传、录、图、表,横排竖写。全志包括《概述》、《大事记》共31篇102章353节,60帧照片。
五、本志数字,一般按当时行政区域的数字。有的为便于纵比,也有按1983年或1990年时行政区域的。产值一般按当期不变价。民国以前按当时计量单位,新中国建立以来,按国家颁布的法定计量单位。
六、本志清以前纪年用汉字,民国起用阿拉伯字。民国以前按朝代纪年,附括号标明公元纪年。新中国建立以来,用阿拉伯字的公元纪年。
七、本志的机构和事件名称,首次写全称,之后有简称的一般用简称。地名一般使用今名,但也有沿用当时地名的,如“冰鉴”后演变为“兵干”、志中仍用“冰鉴”。
八、本志坚持“生不立传”原则,凡立传者,均在县内外有较大的影响或较高的知名度。传记人物以生年为序,烈士名录以卒年为序。
九、本志采用语体文和标准简化字,个别地方沿用方言。
十、本志资料主要来源于县内各部门提供,也有的经考证使用了有关党史、旧志、档案、图书、报刊、回忆录等资料。