一、本志坚持以马克思列宁主义、毛泽东思想、邓小平理论和“三个代表”重要思想为指导,深入贯彻落实科学发展观,力求按照辩证唯物主义和历史唯物主义的立场、观点和方法,实事求是地记述全县的历史和现状。
二、本志取事,上限为1978年,下限为2005年,少数内容为保持史事的完整性和连续性,适当上溯与下延。文前图照中部分图片为本志编纂时拍摄或制作,亦未受下限时间限制。
三、本志资料由各基层单位提供,力求门类齐全,横不缺项,纵不断线,真实可靠。
四、志体采用语体文,综合运用述、记、志、传、图、表、录七体,前设图照、序、凡例、概述、大事记,后设附录,专志部分按篇、章、节、目排列,共设21篇。
五、人物篇以收录本地籍人物为主,兼顾收录曾在衡山工作过的外藉人士。入传人物按“生不立传”原则收录。简介和表录人物按军界正团级、政界正处级、科技界正教授、工商界固定资产1000万元及以上条件收录,另收录全国党代表、全国人大代表和省部级及以上英雄、模范人物。下限时间之后才达到入志条件的各界人士均未收录。收录人物按生年先后为序。
六、志中本省、本市、本县及其单位称谓,酌情使用简称和略写。如“中国共产党湖南省委员会”简称“省委”,“衡阳市人民政府”简称“市政府”,“衡山县国土资源局”简称“县国土局”。
七、统计数据以政府统计部门提供的为准,统计部门没有提供的以各部门提供的为准。
八、计量单位采用国家法定计量单位,个别的采用习惯用法。
九、简化字以国家的《简化字总表》为依据。